Cum să semnați documente

Semnăturile electronice, recunoscute prin lege în multe țări (inclusiv SUA, Canada și Europa) de la începutul anilor 2000, sunt la fel de valabile ca semnăturile tradiționale pe hârtie. Nu este nevoie să vizitați biroul contabilului dvs. sau să trimiteți documente prin poștă - semnați pur și simplu orice document direct pe portalul dvs. pentru clienți sau făcând clic pe un link din e-mailul primit. În acest articol, vom explica cum.

Acoperit aici:

Semnarea electronică a documentelor pregătite de firmă

Puteți revizui și semna electronic documentele fie de pe portalul dvs., fie direct de pe link-ul de e-mail primit de la firma dvs. 

  • Pentru a examina și semna un document de pe portal, accesați secțiunea Documente de pe pagina de pornire sau faceți clic pe Documente în partea stângă pentru a găsi documentele în curs de semnare. Deschideți documentul de care aveți nevoie.

  • Pentru a revizui și semna un document din e-mail, deschideți link-ul din e-mail. Rețineți că acesta expiră în șapte zile de la expediere. Prin urmare, dacă a expirat deja, solicitați firmei dvs. să retrimită cererea de semnătură.

După ce deschideți documentul, urmați acești pași pentru semnare:

1. Dacă primiți cererea de semnătură pentru prima dată, citiți Declarația privind semnăturile electronice, acceptați să utilizați semnăturile electronice, bifați caseta și faceți clic pe Continuare.

2. Pentru a începe semnarea documentului, faceți clic pe Start în extrema dreaptă.

În cazul în care documentul dumneavoastră necesită un QES/AdES, fluxul este diferit. Vă rugăm să citiți secțiunea de mai jos. 

3. Examinați conținutul, apoi faceți clic pe câmpurile pentru semnarea electronică acolo unde este solicitat. ContorulCâmpuri de completat din partea de sus vă ajută. Introduceți semnătura și inițialele o singură dată; acestea sunt apoi utilizate pentru documentele ulterioare.

4. Faceți clic pe Next (Următorul ) pentru a evidenția următorul câmp. Notă: Nu puteți semna un document până când nu sunt completate toate câmpurile.

5. După ce toate câmpurile sunt completate, faceți clic pe Finish (Terminare). Dacă a fost solicitat KBA , consultați secțiunea de mai jos.

Refuzul de a semna electronic documentul

Nu doriți să semnați? Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus a documentului și selectațiDecline to sign, apoi confirmați făcând clic pe Opt-Out of Electronic Signature. Luați legătura cu firma pentru a discuta alte opțiuni.

Editarea semnăturii electronice

După ce semnați și parafați un document, semnătura electronică și parafa dvs. sunt folosite în documentele ulterioare atunci când faceți clic pe câmpurile necesare.

Dacă doriți să vă modificați inițialele sau semnătura, faceți clic în câmpul necesar, efectuați modificările, apoi apăsați Insert.

Activați Insert everywhere (Inserare peste tot ) dacă doriți să actualizați semnătura sau inițialele peste tot în document.

Adăugarea unei semnături scrise de mână

Nu toată lumea acceptă semnăturile dactilografiate, dar puteți crea oricând una scrisă de mână:

1. Faceți clic pe câmpul Semnătura sau Inițialele mele .

2. Treceți la fila Desen , apoi semnați cu degetul pe mouse pad sau cu ajutorul mouse-ului.

3. Faceți clic pe Insert (Inserare).

Dacă doriți să refaceți semnătura, faceți clic pe Clear (Ștergeți ) în timp ce editați și semnați din nou.

Descărcarea certificatelor de absolvire

Dacă, din anumite motive, trebuie să dovediți că un document semnat electronic este legal, îl puteți descărca împreună cu certificatul său de finalizare. Pentru a descărca un document semnat electronic împreună cu certificatul său de finalizare:

1. Deschideți un document complet semnat sau selectați un document complet semnat din lista de documente.

2. Faceți clic pe cele trei puncte și selectați Descărcare > Document semnat cu certificat.

Ultima pagină din documentul descărcat va conține un certificat de finalizare. Acesta conține toate datele pentru toate semnăturile. Iată cum poate arăta:

Semnătură electronică cu autentificare pe bază de cunoștințe (KBA)

KBA sau Knowledge Based Authentication este procesul de verificare a identității pe care IRS îl solicită pentru semnarea electronică a formularului 8879.

Dacă contabilul dvs. a solicitat KBA, completați toate câmpurile de semnătură conform descrierii de mai sus, apoi faceți clic pe Finish cu KBA în interiorul documentului. Răspundeți la întrebări pentru a vă verifica identitatea, apoi faceți clic pe Finish (Terminare). Aveți dreptul la două încercări pentru KBA și trebuie să răspundeți corect la cel puțin trei din cele cinci întrebări.

KBA este posibilă numai cu un număr de securitate socială (SSN) - nu cu ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). ITIN-urile sunt eliberate unei persoane numai în scopuri fiscale. ITIN-urile nu sunt destinate a fi utilizate ca identificare pentru obținerea de credite. Sistemele de creditare nu le vor recunoaște ca fiind altceva decât un SSN incorect, astfel încât acestea nu pot fi utilizate pentru KBA.

Veți vedea o notificare în partea de sus a paginii atunci când documentul a fost semnat cu succes.

Întrebările privind autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA) sunt generate din baze de date publice și din istoricul financiar al semnatarului. Pentru a face din KBA o metodă fiabilă de verificare a identității și de securizare a datelor confidențiale, în procesul KBA au fost integrate diverse măsuri de protecție. Aceste garanții pot împiedica uneori unii semnatari să completeze un formular KBA. În rare ocazii, informațiile din bazele de date publice sunt incorecte, iar semnatarul nu este în măsură să ofere răspunsuri corespunzătoare. Diverse studii KBA indică faptul că rata medie de succes pentru KBA este de aproximativ 90%.

Unele motive pentru care semnatarii nu pot finaliza procesul KBA sunt (dar nu se limitează la):

  • Un contribuabil proaspăt căsătorit ale cărui evidențe publice folosesc numele de fată și adresele anterioare.
  • Este posibil ca informațiile din registrele publice să fie incorecte, iar programul nostru informatic să nu fie capabil să potrivească aceste informații în declarație.
  • Este posibil ca informațiile din bazele de date publice să fie incorecte, iar clientul dumneavoastră să nu poată răspunde la aceste întrebări.
  • Este posibil ca clienții tineri sau cei care s-au mutat recent în SUA să nu fie candidați potriviți pentru Formularul 8879 eSign, deoarece este posibil ca un KBA de succes să nu fie posibil în cazul în care aceștia au un număr limitat de înregistrări publice.

Gestionarea erorii de verificare SSN pentru KBA 

Dacă primiți un mesaj de eroare: "Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru numărul de securitate socială furnizat", înseamnă că furnizorul nostru KBA nu a putut aduna suficiente date de la birourile de credit sau din înregistrările publice pentru a crea setul necesar de cinci întrebări pe baza SSN furnizat. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când activitatea dvs. financiară nu a fost suficient de importantă în ochii publicului pentru a genera chestionarul de verificare.

Deocamdată, nu există o soluție directă pentru această problemă. Pentru a furniza o semnătură electronică conformă de la distanță, este posibil să fie nevoie să urmați acești pași:

  1. Imprimați formularele necesare.
  2. Semnați de mână formularele tipărite.
  3. Scanați formularele semnate înapoi în sistem.

Acest proces vă permite să vă furnizați semnătura, respectând în același timp standardele de conformitate necesare, în ciuda erorii de verificare a SSN.

Semnătura electronică cu semnături electronice calificate și avansate (QES/AdES)

Semnătura electronică calificată (QES) asigură conformitatea cu cele mai înalte standarde de semnătură electronică, îndeplinind cerințele stabilite de organismele europene de reglementare (eIDAS). QES are aceeași valoare juridică și același efect ca o semnătură scrisă de mână.

Semnătura electronică avansată (AdES) funcționează în mod similar cu QES și urmează același proces în portalul dumneavoastră pentru clienți. Cu toate acestea, spre deosebire de QES, AdES nu utilizează un certificat calificat pentru a verifica identitatea semnatarului. Prin urmare, AdES este în general considerată mai puțin obligatorie din punct de vedere juridic decât QES.

În cazul în care firma dumneavoastră a activat QES/AdES, veți fi notificat că documentul necesită un QES/AdES și va trebui să vă verificați identitatea înainte de a semna.

După ce faceți clic pe butonul Semnați documentul:

  1. Selectați țara dvs. din meniul derulant.
  2. Alegeți un furnizor de autentificare și urmați procesul de autentificare.

În funcție de furnizorul selectat, s-ar putea să vi se ceară să utilizați numărul de cod de identitate personal, site-ul web al furnizorului sau aplicația acestuia.

Pentru a afla mai multe despre procesul de autentificare al furnizorului selectat, faceți clic pe linkul din partea de jos a paginii Selectați țara dvs. și aplicația de autentificare .

După ce documentul este semnat, veți vedea ștampila de semnătură în partea de jos a acestuia:

Documentul este în așteptarea semnăturii electronice, dar nu există câmpuri de semnătură

Dacă un document este în curs de semnare, dar nu are câmpuri de semnătură electronică, există trei cazuri posibile:

  • Trebuie să accesați același cont de la o altă adresă de e-mail (mai multe detalii în secțiunea de mai jos).
  • Utilizați același cont cu o singură adresă de e-mail (mai multe detalii în secțiunea de mai jos).
  • Nu trebuie să o semnați.

Accesarea aceluiași cont de la o altă adresă de e-mail

Dacă este necesară semnătura unui alt utilizator și acesta nu a semnat încă, nu veți vedea niciun câmp de semnătură electronică. Documentul va rămâne în starea Pending E-Signature (Semnătură electronică în așteptare ) până când utilizatorul semnează.

Dacă dvs. și soțul/soția partajați un computer și autentificări salvate, asigurați-vă că vă autentificați cu contul corect. Dacă o persoană se conectează cu acreditările celeilalte și semnează, este posibil ca cealaltă persoană să nu vadă câmpul de semnătură. Pentru a remedia acest lucru, conectați-vă la contul corect și semnați câmpul lipsă.

Utilizarea aceluiași cont cu o singură adresă de e-mail

Dacă dvs. și soțul/soția dvs. utilizați același e-mail pentru a accesa același cont și nu vedeți câmpul de semnătură cu numele dvs. pe el:

1. Faceți clic pe câmpul de semnătură semnat de soț/soție.

2. Modificați câmpul de semnătură care ar trebui să fie semnat de dvs. pentru ca documentul să fie semnat de ambii soți.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.