Cum se semnează documentele

Semnăturile electronice, recunoscute prin lege în multe țări (inclusiv în SUA, Canada și Europa) de la începutul anilor 2000, sunt la fel de valabile ca și semnăturile tradiționale pe hârtie. Nu este nevoie să vizitați biroul contabilului dumneavoastră sau să trimiteți documente prin poștă - semnați pur și simplu orice document direct pe portalul dumneavoastră pentru clienți. În acest articol, vă vom explica cum.

Acoperit aici:

Semnarea electronică a documentelor pregătite de firmă

Pentru a revizui și semna un document, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați categoria Documente din paginile Pagina principală și Documente pentru a găsi documentele în așteptare de semnături.

2. Deschideți un document în așteptarea semnării. Atunci când primiți pentru prima dată cererea de semnătură, citiți Notificarea privind semnăturile electronice, acceptați să utilizați semnăturile electronice, bifați caseta și faceți clic pe Continuare.

2. Pentru a începe semnarea documentului, faceți clic pe butonul Start din extrema dreaptă.

În cazul în care documentul dumneavoastră necesită un QES/AdES, fluxul este diferit. Vă rugăm să citiți secțiunea de mai jos. 

3. Examinați conținutul, apoi faceți clic pe câmpurile pentru a semna electronic acolo unde se solicită. Un contorFields to fill (Câmpuri de completat ) în partea de sus vă ajută. Introduceți semnătura și inițialele dvs. o singură dată; acestea sunt apoi folosite pentru documentele ulterioare.

4. Faceți clic pe Next (Următorul ) pentru a evidenția următorul câmp. Notă: Nu puteți semna un document până când nu sunt completate toate câmpurile.

5. După ce toate câmpurile sunt completate, faceți clic pe Finish (Terminare). Dacă a fost solicitat KBA, consultați secțiunea de mai jos.

Refuzul de a semna electronic documentul

Nu vreți să semnați? Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus a documentului și selectați Refuzde a semna, apoi confirmați făcând clic pe Opt-Out of Electronic Signature. Luați legătura cu firma pentru a discuta alte opțiuni.

Editarea semnăturii electronice

După ce semnați și parafați un document, semnătura electronică și parafa dvs. sunt folosite în documentele ulterioare atunci când faceți clic pe câmpurile necesare.

Dacă doriți să vă modificați inițialele sau semnătura, faceți clic în câmpul necesar, efectuați modificările, apoi apăsați Insert.

Activați Insert everywhere (Inserare peste tot ) dacă doriți să actualizați semnătura sau inițialele peste tot în document.

Adăugarea unei semnături scrise de mână

Nu toată lumea acceptă semnăturile dactilografiate, dar puteți crea oricând una scrisă de mână:

1. Faceți clic pe câmpul Semnătura sau Inițialele mele .

2. Treceți la fila Desen , apoi semnați cu degetul pe mouse pad sau cu ajutorul mouse-ului.

3. Faceți clic pe Insert (Inserare).

Dacă doriți să refaceți semnătura, faceți clic pe Clear (Ștergeți ) în timp ce editați și semnați din nou.

Semnătura electronică cu autentificare bazată pe cunoștințe (KBA)

KBA (Knowledge Based Authentication) este procesul de verificare a identității pe care IRS îl solicită pentru a semna electronic formularul 8879.

În cazul în care contabilul dumneavoastră a solicitat KBA, completați toate câmpurile de semnătură așa cum s-a descris mai sus, apoi faceți clic pe Terminare cu KBA în interiorul documentului. Răspundeți la întrebările de verificare a identității dumneavoastră, apoi faceți clic pe Finish (Terminare). Aveți două încercări pentru KBA și trebuie să răspundeți corect la cel puțin trei din cinci întrebări.

KBA este posibil numai cu un număr de securitate socială (SSN) - nu cu ITIN (număr de identificare a contribuabilului individual). ITIN-urile sunt eliberate unei persoane fizice numai în scopuri fiscale. ITIN-urile nu sunt destinate a fi utilizate ca identificare pentru obținerea de credite. Sistemele de creditare nu le vor recunoaște ca fiind altceva decât un SSN incorect, deci nu pot fi utilizate pentru KBA.

Veți vedea o notificare în partea de sus a paginii atunci când documentul a fost semnat cu succes.

Întrebările de autentificare bazată pe cunoștințe (KBA) sunt generate din baze de date publice și din istoricul financiar al semnatarului. Pentru a face din KBA o metodă fiabilă de verificare a identității și de păstrare a securității datelor confidențiale, în procesul KBA au fost integrate diverse măsuri de protecție. Aceste măsuri de protecție pot împiedica uneori unii semnatari să completeze un KBA. În rare ocazii, informațiile din bazele de date publice sunt incorecte, iar semnatarul nu este în măsură să furnizeze răspunsuri corespunzătoare. Diverse studii KBA indică faptul că rata medie de succes a KBA este de aproximativ 90%.

Unele motive pentru care semnatarii nu pot finaliza procesul KBA sunt (dar nu se limitează la):

  • Un contribuabil proaspăt căsătorit ale cărui evidențe publice folosesc numele de fată și adresele anterioare.
  • Este posibil ca informațiile din registrele publice să fie incorecte, iar programul nostru informatic să nu fie capabil să potrivească aceste informații în declarație.
  • Este posibil ca informațiile din bazele de date publice să fie incorecte, iar clientul dumneavoastră să nu poată răspunde la aceste întrebări.
  • Clienții tineri sau clienții care s-au mutat recent în SUA pot să nu fie candidați buni pentru Formularul 8879 eSign, deoarece un KBA de succes poate să nu fie posibil dacă aceștia au un număr limitat de documente publice.

Gestionarea erorii de verificare a SSN pentru KBA 

Dacă întâmpinați mesajul de eroare: " Din păcate, nu există întrebări disponibile pentru a vă verifica identitatea pentru numărul de asigurare socială furnizat", înseamnă că furnizorul nostru KBA nu a putut colecta suficiente date de la birourile de credit sau din registrele publice pentru a crea setul necesar de cinci întrebări pe baza SSN-ului furnizat. Acest lucru se întâmplă, de obicei, atunci când activitatea dvs. financiară nu a fost suficient de substanțială în atenția publicului pentru a genera chestionarul de verificare.

Deocamdată, nu există o soluție directă pentru această problemă. Pentru a furniza o semnătură electronică conformă de la distanță, este posibil să fie nevoie să urmați acești pași:

  1. Imprimați formularele necesare.
  2. Semnați de mână formularele tipărite.
  3. Scanați formularele semnate înapoi în sistem.

Acest proces vă permite să vă furnizați semnătura, respectând în același timp standardele de conformitate necesare, în ciuda erorii de verificare a SSN.

Semnătura electronică cu semnături electronice calificate și avansate (QES/AdES)

Semnătura electronică calificată (QES) asigură conformitatea cu cele mai înalte standarde de semnătură electronică, îndeplinind cerințele stabilite de organismele europene de reglementare (eIDAS). QES are aceeași valoare juridică și același efect ca o semnătură scrisă de mână.

Semnătura electronică avansată (AdES) funcționează în mod similar cu QES și urmează același proces în portalul dumneavoastră pentru clienți. Cu toate acestea, spre deosebire de QES, AdES nu utilizează un certificat calificat pentru a verifica identitatea semnatarului. Prin urmare, AdES este în general considerată mai puțin obligatorie din punct de vedere juridic decât QES.

În cazul în care firma dumneavoastră a activat QES/AdES, veți fi notificat că documentul necesită un QES/AdES și va trebui să vă verificați identitatea înainte de a semna.

După ce faceți clic pe butonul Semnați documentul:

  1. Selectați țara dvs. din meniul derulant.
  2. Alegeți un furnizor de autentificare și urmați procesul de autentificare.

În funcție de furnizorul selectat, s-ar putea să vi se ceară să utilizați numărul de cod de identitate personal, site-ul web al furnizorului sau aplicația acestuia.

Pentru a afla mai multe despre procesul de autentificare al furnizorului selectat, faceți clic pe linkul din partea de jos a paginii Selectați țara dvs. și aplicația de autentificare .

După ce documentul este semnat, veți vedea ștampila de semnătură în partea de jos a acestuia:

Documentul este în așteptarea semnăturii electronice, dar nu există câmpuri de semnătură

Dacă un document este în așteptarea semnării, dar nu există câmpuri de semnătură electronică, fie nu trebuie să-l semnați, fie trebuie să accesați același cont de la o altă adresă de e-mail asociată (pentru mai multe detalii, accesați aici). 

Uneori, un preparator are nevoie de semnături de la ambii utilizatori ai contului (de exemplu, soții) sau doar de la unul dintre ei. Dacă a fost solicitată o semnătură de la celălalt utilizator, iar acesta nu a semnat încă, nu veți vedea niciun câmp de semnătură electronică în partea dumneavoastră. Documentul va rămâne în starea Pending E-Signature (În așteptare semnătură electronică ) până când celălalt utilizator va semna.

Dacă dvs. și soțul/soția dvs. folosiți același computer pentru a accesa TaxDome și pentru a vă salva datele de conectare, este important să gestionați corect semnăturile documentelor pentru a evita confuziile. De obicei, firmele adaugă un spațiu de semnătură pentru fiecare persoană și trimit documentele în consecință. Dar, uneori, dacă unul dintre voi se conectează cu datele de conectare salvate ale celuilalt, semnează documentul și îl salvează, este posibil ca cealaltă persoană să nu vadă câmpul de semnătură atunci când se conectează, iar acest lucru poate crea confuzie. Pentru a rezolva acest lucru, conectați-vă la contul corect și semnați câmpul de semnătură lipsă. Acest lucru va ajuta la menținerea lucrurilor organizate și clare pentru amândoi.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.