Cum să vizualizați, să editați, să descărcați, să imprimați, să filtrați documente

Explorați acțiunile asupra documentelor - previzualizare, marcare ca citit, editare și multe altele. Aflați cum să gestionați documentele cu ușurință în acest articol.

Acoperit aici:

Previzualizarea documentelor

Faceți clic pe numele documentului pentru a-l vizualiza. Toate PDF-urile cu Clientul poate vizualiza și edita se deschide în vizualizatorul nostru integrat, unde puteți completa formulare care pot fi completate, puteți utiliza adnotări, puteți schimba orientarea documentului și multe altele. Aici găsiți mai multe informații despre utilizarea editor PDF încorporat.

La previzualizarea imaginilor (jpg, jpeg, png, jfif, gif) sau a PDF-urilor dintr-un dosar cu eticheta  Clientul poate vizualiza rotiți-le în sensul acelor de ceasornic sau măriți sau micșorați imaginea făcând clic pe pictogramele din dreapta.

În timp ce vizualizați un document, puteți, de asemenea, să îl descărcați, să vizualizați pista de audit, să îl mutați în alt dosar, să îl imprimați, să îl editați sau să îl ștergeți (unele dintre aceste opțiuni sunt disponibile numai pentru documente cu Clientul poate vizualiza și edita permisiunea). Faceți clic pe pictograma cu trei puncte din colțul din dreapta sus pentru a accesa aceste opțiuni în meniul derulant.

Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Show more info (Afișați mai multe informații ) pentru a vedea descrierea documentului sau motivele pentru care documentul nu a fost aprobat sau semnătura anulată (butonul nu este disponibil dacă nu există niciunul). Faceți clic pe X în dreapta sau selectați Hide more info (Ascundeți mai multe informații ) în meniul cu trei puncte pentru a închide informațiile suplimentare.

Dacă există două sau mai multe fișiere în dosarul curent, puteți trece de la unul la altul folosind legăturilePrevious și Next din dreapta sus.

Faceți clic pe Back în partea de jos pentru a reveni la lista de documente.

Marcarea documentelor ca fiind citite

În subfila Recent and Folders (Dosare și recente ) din secțiunea Documents (Documente ), toate fișierele care nu au fost încă vizualizate sau descărcate și toate dosarele care conțin astfel de fișiere sunt marcate cu o etichetă New (Nou ). Această etichetă este afișată până când fișierul este vizualizat sau descărcat.

Pentru a elimina această etichetă pentru orice fișier(e), mergeți la subfila Folders (Dosare ), selectați caseta de selectare din stânga documentelor pe care doriți să le marcați ca fiind citite , apoi faceți clic pe Mark as read (Marcați ca citit ) deasupra listei. Sau selectați un dosar pentru ca toate documentele din interiorul acestuia să fie marcate ca fiind citite.

Vizualizarea istoricului unui document (Audit trail)

Aveți întotdeauna posibilitatea de a verifica toate evenimentele care au avut loc cu un document. TaxDome's audit log vă permite să aflați când cineva a efectuat oricare dintre aceste acțiuni:

  • a încărcat un document
  • a redenumit un document
  • a vizualizat un document
  • a descărcat un document
  • a șters un document
  • a restaurat un document
  • a modificat un document (PDF-uri)
  • a semnat un document
  • a refuzat să semneze un document
  • nu a reușit să semneze cu KBA
  • a trimis o cerere de semnătură
  • a anulat o cerere de semnătură
  • a sigilat un document
  • a desigilat un document
  • a aprobat un document
  • a dezaprobat un document

Pentru a accesa istoricul unui document, faceți clic pe pictograma cu trei puncte, apoi faceți clic pe Audit Trail.

Următoarele informații sunt disponibile aici:

  • USER: numele, prenumele și adresa de e-mail ale utilizatorului care a accesat fișierul.
  • EVENIMENT: ce s-a întâmplat cu dosarul
  • SERVER TIME: când a avut loc evenimentul respectiv
  • CLIENT TIME: când a avut loc evenimentul pentru client
  • IP ADRESA IP: adresa IP a utilizatorului care a accesat fișierul.
  • BROWSER: browserul utilizat în momentul în care a avut loc evenimentul

Imprimarea documentelor

Pentru a imprima documente PDF și imagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP etc.) dintr-un cont, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreapta extremă a numelui documentului, apoi faceți clic pe Imprimare. De asemenea, puteți accesa linkul Print (Imprimare ) din vizualizatorul de documente.

Descărcarea documentelor

Pentru a descărca fișierele, urmați acești pași:

  1. Selectați fișierele/folderele pe care doriți să le descărcați, apoi faceți clic pe Download (Descărcare ) în bara de meniu.

Notă: De asemenea, puteți accesa linkul de descărcare din vizualizatorul de documente.


2. Dacă vi se solicită, alegeți unde doriți să salvați fișierul, apoi faceți clic peSave (Salvare).

3. Când se termină descărcarea, veți vedea de obicei că apare în partea de jos a ferestrei browserului dumneavoastră. Faceți clic pe numele fișierului pentru a-l deschide. Pentru mai multe detalii despre cum să specificați unde sunt descărcate fișierele, accesați aici. Dacă au fost selectate mai multe fișiere/foldere, documentele vor fi împachetate într-o arhivă zip.

Ștergerea și restaurarea documentelor

Pentru a șterge un document de pe TaxDome, puneți-l în Gunoi. Fișierul va rămâne acolo timp de 30 de zile, după care va fi șters definitiv. Fișierele care au fost șterse dintr-un dosar cu Clientul poate vizualiza și edita de către contabilul dumneavoastră sunt disponibile și în Gunoi timp de 120 de zile.

  1. Selectați caseta de selectare de lângă documentele pe care doriți să le eliminați, сlick pe pictograma cu trei puncte din dreapta sus, apoi faceți clic pe butonul Ștergeți link.

O altă modalitate de a accesa Ștergere este din vizualizatorul de documente.

2. Sau găsiți Delete (Ștergere ) în bara de meniu.

3. Apoi faceți clic pe Delete ( Ștergere ) în fereastra pop-up Delete Confirmation (Confirmare ștergere ).

Notă: Nu veți putea șterge fișiere din dosarele cu Clientul poate vizualiza  nivelul de permisiune.

Accesați toate fișierele care au fost șterse în ultimele 30 de zile, navigând la subfișierul Coș de gunoi din secțiunea Documente .

Notă:

  • Fișierele eliminate din diferite dosare sunt afișate într-o singură listă. Puteți vedea locația unui document în coloana PATH .
  • Puteți descărca în continuare fișiere atunci când acestea se află în coșul de gunoi.
  • Atunci când ștergeți un dosar, toate fișierele dintr-un dosar sunt plasate în coșul de gunoi. Dosarele goale sunt șterse imediat.

Pentru a restaura un document, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreapta extremă a numelui documentului, apoi faceți clic pe Restaurare.

  • În cazul în care nu există o locație pentru fișierul restaurat, aceasta este creată automat.
  • Traseul de audit al documentului este restaurat împreună cu fișierul.

Modificarea proprietăților unui document

Pentru a edita informațiile despre fișier, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreapta, apoi faceți clic peEdit. Aici puteți modifica numele și descrierea fișierului. Faceți clic pe Save (Salvare ) pentru a vă salva modificările.

Notă: Nu puteți edita fișiere din dosare cu Clientul poate vizualiza  nivelul de permisiune.

Căutarea documentelor

Pentru a căuta documente, tastați numele acestora în câmpul de căutare, apoi faceți clic pe tastaturaEnter.

Lista de documente va fi restrânsă în funcție de specificațiile dumneavoastră.

Filtrarea documentelor

Filtrele sunt utile atunci când căutați anumite tipuri de documente. De exemplu, doriți să găsiți rapid toate fișierele PDF.

Pentru a vă filtra lista de documente pregătite de firmă:

  1. Faceți clic pe butonul Filter (Filtru ), apoi selectați File Type (Tip de fișier).
  2. Faceți clic pe Apply filter (Aplicați filtrul).

Lista este apoi restrânsă în funcție de specificațiile dumneavoastră.

Sortarea listei de documente

Uneori, este posibil să doriți să sortați o listă de documente în loc să o filtrați. Opțiunea de sortare poate fi, de asemenea, utilizată împreună cu funcțiile de căutare și filtrare pentru a restrânge și mai mult căutarea.

Puteți sorta lista în funcție de folder și de numele fișierului, de persoana care a efectuat încărcarea sau de data încărcării. Faceți clic pe săgeata sus-jos de lângă antetul coloanei NAME (Nume), UPLOADED (Descărcat ) sau USER (Utilizator ) pentru a sorta lista de sub ea.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.